Menjadi host Zoom Meeting bukan hanya duduk diam, dengar, selesai. Tadi ada tanggung jawab supaya meeting berjalan dengan baik. Baik formal maun non formal. Karena terkadang gangguan muncul dan acara terkendala atau setidaknya semua peserta merasakan tidak nyaman. Bisa gangguan hadir peserta bisa jadi protes dan menganggap pertemuan hanya diganggu oleh noise dan tujuan bisa tidak tercapai. Berbagai gangguan yang mungkin tidak pernah dipikirkan bisa menjadikan meeting atau pertemuan kurang berkualitas.
Tentu saja zoom meeting itu dilihat dari bentuk pertemuannya. Kalau pertemuan dalam bentuk formal, tentu pesertanya yang akan muncul lebih rapi dan setiap peserta memang menyisihkan waktu khusus, dan tempat yang khusus pula. Kalau komunikasi satu arah di mana hanya ada satu pembicara, yang lain sebagai pendengar itu mudah. Tinggal dimatikan semua audio, beres. Namun tidak demikian bila setiap peserta berhak bicara.
Contohnya dengan pertemuan komunitas yang lebih santai di mana peserta bisa zoom sambil duduk di depan rumah dengan pakai sarung. Jadi, rupanya zoom meeting apalagi host yang memiliki kendali dalam pertemuan memiliki peran besar untuk keberlangsungan meeting tersebut. Bisa jadi pertemuan itu adalam acara
- Kantor yang lebih formal
- ibadah gereja
- keluarga besar, keluarga kecil
- komunitas filateli, komunitas mobil atau motor, mancing, olah raga, sepeda dll
- teman lama sekampung
- teman lama sekolah (alumni)
- seminar
- wisuda
- rapat RT/RW
- dll
- hadirnya suara-suara yang tidak diinginkan, bunyi motor,
- sinyal yang hilang sewaktu-waktu
- listrik mati
- alat yang rusak
- kehabisan data
- menyela dalam pembicaraan tanpa ijin
- menyela ketika pembicara menyampaikan ceramah atau pidatonya
- pertengkaran muncul karena ketersinggungan
- feed back antar alat sehingga suara mendengung
- presenter bermasalah ketika ingin menampilkan presentasinya
- powerpoint yang ingin ditampilkan tapi ternyata tidak berjalan dengan semestinya, padahal dia sudah merasa di komputernya sudah diklik slid shownya.
Dalam kondisi seperti di atas maka host setidaknya memiliki tanggung jawab untuk mengatur supaya pertemuan itu menjadi lancar. Ada dua pihak yang harus turun tangan dengan berbagai gangguan dan kendala. Pertama, penanggung jawab dari acara.
Tapi bukan berarti host zoom meeting bisa lepas tangan begitu saja. Contohnya, bila pembicara ternyata memiliki kendala dengan sinyal sehingga tiba-tiba tidak muncul, maka tentu penanggung jawab acara yang bisa memunculkan pembicara lainnya atau mengisi dengan hal lainnya supaya acara bisa berjalan dengan baik. Tapi bila kendala tersebut datang dari hal-hal yang bersifat teknik maka host zoom meeting harus turun tangan. Misalnya di belakang peserta diskusi sangat ribut sehingga mengganggu suara orang lain yang sedang berbicara. Entah itu dengan mute atau mengingatkan.
Pernah satu kali dari suatu lokasi ada dua peserta yang duduknya berdekatan sehingga menimbulkan suara yang feed back, dan bergema. Maka terkadang semua peserta tidak mengerti apa penyebabnya. Ternyata karena posisi peralatan ponsel yang berdekatan dan hal tersebut menimbulkan suara gema yang tentu hal ini mengganggu.
Jadi menyelenggarakan zoom meeting itu mudah, tapi lebih baik diantisipasi semua gangguan yang mungkin muncul. Karena kalau tidak, maka meeting yang penting itu menjadi genting.
BACA JUGA:
Inilah Tanggung Jawab Host Zoom Meeting
Reviewed by Hati Kita
on
10.47
Rating:
Reviewed by Hati Kita
on
10.47
Rating:
Tidak ada komentar: